Para un abogado ocupado, no hay nada más importante, y valorado, que la racionalización del flujo de trabajo. Cuando ya tienes suficiente trabajo en la mesa, cualquier cosa, por mínimo trabajo que requiera terminarlo, es un problema importante que reduce tu productividad y concentración.

El día a día es pesado, y hay un sinnúmero de elementos que minan tu productividad: el eterno envío y lectura de correos electrónicos, la programación de reuniones con los clientes, gestionar asuntos con tus socios, los problemas logísticos… pueden hacer improductivo un día de trabajo sin darte cuenta. Tú lo sabes mejor que yo.

Una excelente solución es implementar un software de colaboración. Este software, básicamente, puede ser visto como un conjunto de herramientas que se utilizan diariamente dentro de tu despacho, para fomentar la comunicación, intercambio de ideas y el flujo de la información.

Si el software es el adecuado, y si el personal de tu despacho le saca el máximo provecho, puede marcar una diferencia importante en el rumbo de tu negocio.

Beneficios del Software para Abogados

Éstos son algunos beneficios que aportará un software en tu despacho.

1. Mejora de la comunicación

Cuando el correo electrónico es la principal (por no decir única) forma de comunicación en cualquier empresa, es fácil que las cosas se pierdan entre tantos correos que manejan las personas.

Un software puede ayudarte como plataforma de comunicación grupal, sustituyendo al correo electrónico, y centralizando todo en un solo sitio, accesible para todos. Algo así como un WhatsApp empresarial, pero cerrado a los trabajadores de tu despacho.

Puedes gestionarlo por proyectos, por departamento o por tareas y minimizas el tiempo de lectura de los correos y das seguimiento por etiquetas o grupos. Más ágil y versátil que un correo.

2. Mayor y mejor control y gestión de los documentos

Un abogado maneja muchísimos documentos, y su gestión es clave. Servicios de almacenaje y control de documentos como Dropbox, SpiderOak o Google Drive son útiles, pero tienen muchas limitaciones.

Una ventaja enorme de contar con un software propio es crear un sistema sin limitaciones de espacio, y que puedas compartirlos en tiempo real, permitiendo que otros colegas añadan comentarios o correcciones, etiqueten o a su vez, compartan más documentos contigo.

Esto no lo ofrece ningún servicio gratuito, y necesitas un software especializado en gestión de documentos, tan numerosos como los de un despacho de abogados.

3. Almacenaje y organización de expedientes

Imaginemos por un momento, que tu despacho haya defendido a algunos de los acusados por la mediática “trama Gürtel”.

El caso está compuesto por millón y medio folios de sumario. Solamente un caso.

Ahora, imagina que otro de tus compañeros está en medio del caso Urdangarin. Ese sumario se compone de casi 100.000 folios.

Gestionar expedientes requiere de un sistema que sea capaz de organizar, manejar, gestionar, y proteger cada uno, por separado, y de forma prácticamente especial. Imagina por un momento, dos escenarios: buscar manualmente y todo el tiempo, cada mínimo expediente que manejes, y que haya una fuga de información de la información de tus clientes.

La seguridad va implícita, por eso no la añado como un apartado más. El software debe ser sumamente seguro.

Los mejores softwares para abogados

Para facilitarte un poco las cosas, hemos hecho una pequeña investigación por ti de los mejores softwares para abogados que operan actualmente en España.

Cada software que te presentamos es diferente y cada uno cuenta con características propias, aunque con algunas en común.

Es ideal esta variedad, porque, como las personas, cada despacho, cada abogado y cada cliente tienen necesidades distintas y particulares, que requieren de cosas distintas.

Bien, comenzamos.

Gedex: el más utilizado en España

Estamos hablando del Microsoft del software para abogados: está activo desde 1996 y es el software con más licencias concedidas y activas en España actualmente.

El principal atractivo, además de su experiencia, es que puedes utilizar de forma indefinida su versión gratuita, a fin de estar seguro antes de adquirir la licencia para tu despacho.

Estas son sus principales características y ventajas:

• Organiza los documentos por expedientes y por contactos
• Permite que trabajes bajo el sistema actual, pero almacenando todo en una red interna de trabajo
• Blinda tu información de manera que tú eres quien aloja todo, así evitas ataques o robo de información
• Tiene un diseño intuitivo, y parece prácticamente un programa más de Office
• Permite personalizar el software mediante complementos que se adquieren de forma independiente al software principal, y permite añadir servicios como:
  • Comprobación de DNI, NIF, CIF y NIE
  • El CCC de cuentas bancarias
  • Calculadora para dividir el pago de sus servicios
  • Programa para gestionar bufetes, y servicios de asesoría jurídica
  • Calculadora para las tasas judiciales en España, siempre actualizadas
  • Implementación de Google Apps for Work

Los precios son muy competitivos, y no te los ponemos aquí, porque la variedad es muy amplia y es mejor que la consultes tú mismo. Aquí puedes ver la tabla de precios y servicios: https://www.brindys.com/gedex/ce/

Software Jurídico MN

Es un software muy diferente al anterior y cuenta con menos paquetes y personalizaciones, dejando las más “premium” para paquetes a pedido a medida.

El software nació hace poco más de quince años, y ha vendido ya 15.000 licencias en seis países desde entonces

Entre sus utilidades, encontramos:

• Fichas de clientes potenciales
• Fichas de expedientes
• Historiales
• Documentación por persona y por expediente, con conexiones entre todos, si las hubiese
• Agenda
• Gestión de agenda y correo electrónico
• Gestión de facturas, cobros, pagos y Libros oficiales
• Importación y sincronización de la información
• Módulo para el cumplimento de la LOPD
• Oficina en la nube y conectada

A diferencia del anterior, cuenta solo con dos paquetes: el básico, con 2 licencias, por 695€ y otro por 1.295€. Si tus necesidades son diferentes, puedes llamar y organizar un servicio personalizado.

Más información en https://www.softwarejuridico.net/

Abogafin

Este software no es tan mediático como los anteriores, pero no por eso de menor calidad. Es un software que se centra totalmente en la gestión de la información generada de forma continua por los despachos y la abogacía.

Es un servicio muy bueno, y los desarrolladores cuentan con un certificado de Microsoft, lo que garantiza la calidad y compatibilidad.

• Integra los expedientes, fichas de clientes, facturación y rentabilidad de cada caso
• Gestión y sincronización de los documentos
• Los listados e informes se guardan como plantillas compatibles con Microsoft Office para su posterior utilización
• Tiene un buscador basado en MySQL que pueden usar distintas personas a la vez
• Crea y personaliza las facturas de tu despacho
• Una agenda para las reuniones al mero estilo de Microsoft Outlook
• Control y seguimiento de cada expediente del despacho
• Envío de correos electrónicos y SMS a los clientes del despacho avisando del estado de su expediente, de forma automática

Más información en https://www.softwareabogados.net/

SuDespacho

Este software se especializa en la gestión de la información en la nube: la sincroniza, almacena, protege, organiza y dispone al gusto del despacho para quien trabaja. Si el punto débil de tu despacho es la disponibilidad de la información, es tu solución.

Sus precios van de 25€ a 70€ por usuario al mes.

Esto es lo que ofrecen a los despachos:

• Gestión de expedientes, actuales e históricos
• Agenda de citas y reuniones, vinculada con los expedientes de cada reunión
• Gestión documental en la nube
• Facturación y libros oficiales para controlar los gastos e ingresos del despacho
• Es de los pocos que brindan acceso a los clientes y revisen ellos mismos toda la información de sus casos
• Gestión de correos electrónicos
• Generación de gráficas y alertas

Si te interesa, permiten el uso del software con una versión gratuita, limitada en el número de gestiones, pero con acceso a todas las utilidades que incluyen sus paquetes que son, por cierto, muy flexibles y variados.

Más información en https://www.sudespacho.net/

Kmaleon Abogados

Este software es desarrollado por Level Programs, que tiene 25 años de experiencia en el negocio de la gestión de la información relacionada con la abogacía. No verás los precios en la web, trabajan en base a las necesidades de cada despacho.

El sistema funciona a base de módulos, que se centra en la gestión de los expedientes, tanto judiciales como extrajudiciales, y se centra más en despachos medianos y grandes.

No solo gestiona los expedientes, sino que integra a ellos: control de actuaciones, documentos, correos, litigios, citas, etc.

Lo mejor de este software es que puedes tener acceso desde cualquier dispositivo, incluyendo las consultas de los clientes del despacho.

Más información en https://www.levelprograms.com/

Kleos

Este software es un producto de Wolters, líder europeo en software con gestioón de la información desde hace más de 30 años, y se especializa en la organización, almacenaje y disposición de toda la información de un despacho en la nube.

• Organiza y almacena cualquier tipo de información que generes: desde los expedientes, hasta la agenda
• Creas y compartes documentos con un par de clics y todo compatible con Microsoft Office de forma nativa
• Kleos centraliza todo el manejo de la información, pero sin cambiar tus herramientas: se integra y adapta totalmente a Microsoft Office
• Identifica, cuantifica, gestiona y avisa de los tiempos de cada tarea de cada expediente de cada cliente que tenga el despacho
• Gestiona los contactos, creando relaciones no solo entre el despacho y ellos, sino las que puedan existir entre ellos, para gestionar mejor tu información
• Crea, organiza y dispone de plantillas para evitar el trabajo repetitivo típico de la abogacía
• La empresa cuenta con muchísimos documentos y plantillas a disposición del despacho, sobre todo si es pequeño

Más información en https://www.wolterskluwer.es/nuestros-clientes/profesionales-juridicos.html
 

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